Endirek Satınalma Harcamalarınızı Optimize Edecek 3 Strateji

Bir kuruluşun endirek yada dolaylı harcamaları genellikle toplam harcamasının %20'sini veya daha fazlasını oluşturur ancak bu pay düşük fiyatlı ve merkezi olmayan satın almalardan oluştuğu için maliyetleri düşürme fırsatları arayışında genellikle göz ardı edilir. 

Endirek harcama, işletme içindeki doğrudan gelir getirici faaliyetlere bağlı olmayan tüm satın alımları içerir. Bazı yaygın örnekler arasında ofis malzemeleri ve teçhizatı, profesyonel hizmetler ve seyahat sayılabilir ve bu dolaylı harcamalar, bir kuruluş için maliyetleri düşürmesi için birçok fırsatlar sunar. Dolaylı Harcamalarınızı Optimize Etmek İçin 3 Stratejiyi aşağıda sizin için detaylandırdık;
1. Dolaylı Harcamaları İzleyerek Başlayın
Konu harcama analizi olduğunda, bilmediğin şey sana zarar verir. Uygulamada, bir kuruluşta satın almaların ne zaman, nerede, nasıl, neden ve kim tarafından yapıldığını bilmemek bazen ciddi kayıplara sebep olmaktadır. Ofis malzemeleri ve profesyonel hizmetler gibi kalemlere yapılan harcamaları kalem düzeyinde takip etmek zor olabilir ancak bu tür kalemlere aşırı harcama yapmaktan ve dolaylı harcama kalemlerinin genel işletme üzerindeki etkisini küçümsemekten kaçınmak gerekir.
2. Tedarikçileri Konsolide Edin ve Fiyatlandırma Pazarlığı Yapın
Endirek harcama kalemleri doğası gereği düşük fiyat değerinde olan ve sık harcama yapılan satınalmalardır, bu nedenle işlemler çok zaman alsa da çoğu kuruluşta genellikle göz ardı edilirler. Herkes daha az para harcamak ve tasarruf etmek ister ancak çoğu bunu yapmak için endirek harcamalara bakmaz. Bu işlemler düzenli olarak gözden kaçırıldığından, yönetişim eksikliği tedarikçi çoğalmasına ve optimal olmayan fiyatlandırmaya yol açar.
Bununla birlikte, özellikle operasyonlarında yüksek düzeyde satınalma özerkliğine sahip olan çok sayıda saha konumuna sahip büyük şirketlerde, kuruluş tarafından sipariş edilen ürünlerde önemli düşük adetli parçalı alım da meydana gelir. Örneğin, birden fazla birim yada kişinin iki ila üç farklı tedarikçiden kağıt kadar basit bir şey sipariş etmesi mümkün olabilir. Bu düşük adetli parçalı alımları bulup bir veya iki tedarikçide birleştirmek gerekir.
Tedarikçi konsolidasyonu, operasyonları düzene sokma açısından önemli avantajlara sahiptir, bu nedenle amaç harcamaları azaltmak veya sınırlamak olmasa bile, sonuçta ortaya çıkan tedarik tipi çok daha yönetilebilir olacaktır. Ancak bunu harcamayı azaltmak için bir adım daha ileri götürmek, doğrudan harcama kalemlerinde olduğu gibi arz tabanının haritasını çıkarmak anlamına gelir. Alıcı görüşmeleri yapmak, satın alımı gözden geçirmek, profesyonel hizmetler için mevcut sözleşmeleri analiz etmek ve envanteri fiziksel olarak gözden geçirmek çakışan ürünleri belirlemenin harika yollarıdır.

Bu düşük adetli parçalı alım yapılan ürünleri bir veya iki kaynakta birleştirmek, çeşitli yerlerde yapılan çok sayıda küçük satın almanın aksine kuruluşun dolaylı parçaları ve hizmetleri tek, büyük ve taahhütlü bir hacim olarak potansiyel olarak tedarik etmesine olanak tanır. Konsolidasyon ayrıca, envanteri güvence altına alabilen ve stokların tükenmesi ve daha düşük fiyatlandırma nedeniyle tek seferlik satın alımlardan kaçınabilecek bir sözleşmenin müzakere edilmesine de olanak tanır. Bunların ikisi de, bir kuruluşun dolaylı harcamaları içinde maliyet tasarrufu için düşük maliyetli fırsatlardır.
3. Dolaylı Tedarikçilerin Performansını Değerlendirin
Dolaylı harcama kontrol çabalarının tümü sıfırdan başlamaz. Belki de kuruluşunuz, dolaylı harcamalarına ilişkin iyi bir farkındalığa sahiptir ve operasyonları düzene sokmak ve iyileştirilmiş fiyatlandırmayı yakalamak için tedarikçileri bir araya getirmiştir. Bu durumda, arkanıza yaslanıp sistemin kontrolsüz çalışmasına izin vermemek önemlidir; kazanımların kaybolmadığından emin olmak için süreçleri izlemeniz gerekmektedir. Dolaylı ürün tedarikçileri, doğrudan ürün tedarikçileri ile aynı şekilde izlenmeli vve değerlendirilmelidir.
Hedef kartları, tedarikçi performansını kontrol etmenin ve bir parça veya hizmetin kaynağını değiştirme fırsatlarını tanımanın harika bir yoludur. Aşağıdaki soruları sormak, dolaylı tedarikçiler için uygun bir değerlendirme çerçevesi sağlayacaktır:
Tedarikçinin fiyatlandırması beklentileri karşılıyor mu?
Tedarikçi zamanında teslimat yapıyor mu? (Zamanında teslimat yüzdesi)
Tedarikçi uygun miktarlarda teslimat yapıyor mu? (Oranı)
Tedarikçinin hizmetleri sürekli olarak beklentileri karşılıyor mu?
Tedarikçi sık sık ihtiyaç duyulan malzemeleri stokluyor mu?
Bu soruların yanıtları, tedarikçinin işinizi sürdürmek için sürekli gelişmediğini gösteriyorsa, biraz baskı uygulama ve hatta farklı bir tedarik seçeneği keşfetme zamanı gelmiş olabilir. Dolaylı tedarik tabanı düzenli olarak değerlendirilmezse, harcama takibi ve tedarikçi konsolidasyonunda elde edilen ilerlemenin daha elverişsiz durumlara geri dönmesine izin verilecektir.
Sonuç olarak, endirek yada dolaylı harcama genellikle göz ardı edilir, ancak konuya makul olmayan miktarda kaynak ayırmadan israfın üstesinden gelmek için sayısız fırsat sunar. Toplam şirket harcamasının %20-40'ı arasında olabilen bir harcama kategorisi için, satın alma ekibinin bu alandaki iyileştirme fırsatlarını keşfetmemesi sorumsuz bir davranış olacaktır çünkü bu konuyu değerlendirmenin faydaları bütçe üzerinde doğrudan bir etki yapacaktır.


Ideative Danışmanlık