Şirketler için satınalma sözleşmeleri ve kontrat yönetimi

Bir şirketin tedarik zinciri operasyonlarında satınalma ve alım sonrası performansı arttırmak ve riskleri minimize etmek için sözleşme hazırlanması, tedarikçi ile müzakere edilmesi ve imzalanması aktivitelerine Sözleşme Yönetimi diyebiliriz.

Aslında farkında olsanız da olmasanız da her satınalma uzmanı veya yöneticisi aynı zamanda birer Sözleşme yöneticisidir. Çoğunlukla alışkanlık usulü uygulansa da bilinçli bir Sözleşme yönetimi şirketlerin satınalma performansını arttırır.

 

Sözleşme Yönetiminin Esasları

İki firma bir ürün veya hizmet satışı için anlaştığında sözleşmeler her iki tarafın da beklentilerini ve yükümlülüklerini belirler. Şirketlerin gelir ve harcamaları üzerinde önemli etkisi olan sözleşmeler özenle hazırlanmadığında ise bazen taraflardan biri, bazen de her iki taraf için ciddi mali kayıplara sebep olur. Etkili ve doğu şekilde yönetilen sözleşmeler ise uzun vadede taraflar arasındaki ilişkileri güçlendirerek her iki taraf için de daha kârlı bir çalışmaya zemin hazırlar.

 

Başarılı Bir Sözleşme Yönetiminin Faydaları

Satınalma çalışanlarının tecrübeleri, kişisel birikimleri yanında işin tabiatına ait bilgilerin alındığı şirket içi yazılımlar, analizler ve takip sistemleriyle de desteklendiğinde başarı şansı artan Sözleşme yönetimi;

- Realist kârlılık hedeflerinin gerçekleşmesini,

- Tedarikçinin şirket olarak beklentilerinizi anlayarak daha uyumlu çalışmasını,

- Süreç içerisinde yaşanabilecek problemler öngörülerek sonucunda tarafların yükümlülüklerinin ne olacağı belirlenmiş olduğu için olası zaman ve para kayıplarının önlenmesini,

- Her iki tarafın satınalma süreçlerinden memnun olmasını sağlar. Peki başarılı bir Sözleşme yönetimi için gerekenler nelerdir?

 

Sözleşme Yönetiminin Başarısı İçin

Aslında Sözleşme yönetiminin başarısı en temelde sözleşme koşullarının taraflarca uygulanıp uygulanılmamasına bağlıdır. Sözleşme imzalanma öncesinde satınalma uzmanları şirketin kontrattan beklentileri yanında tedarikçinin de tüm şartları yerine getirip getireyemeyeceğinden emin olmalıdır. Olumsuz sürprizlerle karşılaşmamak adına Sözleşme detaylı bir analiz sonucuna göre titizlikle planlanarak hazırlanmalı ve takibi de aynı şekilde yönetilmelidir.

Bununla birlikte satınalma süreçlerinde problem yaşamak da olağan ve sıkça görülen durumlardandır. Dolayısıyla uygulama sırasında her iki taraf için de belirli bir düzeyde esneklik ve değişen şartlara uyum sağlanması gerekebileceği de göz ardı edilmemelidir.

Her sektörde Sözleşme yönetimi son derece profesyonelce uygulanmakla birlikte bunun en başarılı örnekleri aynı zaman diliminde binlerce SKU üzerinden işlem yapılan perakende sektöründe görülmektedir. Burada tedariği yönetmenin zorluluğu ürün ve tedarikçi çeşitliliğinin ve çokluğunun yanında piyasanın esnek olmasından da kaynaklanır ve hayatta kalmanın yolu da başarılı bir Sözleşme yönetiminden geçer.

 

Sözleşme Yönetiminin Aşamaları

Satınalma süreçlerinde ve şirketin operasyonlarının başarısında önemli rolü bulunan Sözleşmeler ve Sözleşme yönetimi de birkaç aşamadan oluşuyor.

1. Beklentiler: Kontrat yönetimi her iki tarafın karşılıklı beklentileriyle başlar. Dolayısıyla bu konuda net olmak, somut beklentiler belirlemek başarılı bir kontrat yönetiminin en önemli adımıdır.

2. Standardizasyon: Elbette herhangi bir şirketin farklı ürün veya hizmetler için yada farklı dönemlerde farklı firmalardan aldığı servisler için yapılan Sözleşmeler arasında farklar olacaktır. Ancak her bir fark için tek tek Sözleşme hazırlamak satınalmanın verimliliğini düşürecek derecede bir zaman kaybıdır. Şirket için vazgeçilmez olan koşulların yer aldığı standart bir Sözleşme hazırlayarak her seferinde detaylar üzerinde çalışmak da başarılı bir Sözleşme yönetiminin gerekliliklerindendir.

3. Müzakere: Sözleşme hazırlandıktan sonra bile, uygulamaya geçilmeden önce, satınalma uzmanları tedarikçi ile Sözleşme şartları üzerinde müzakere etmeye hazırlıklı olmalıdır. Müzakere her zaman gerçekleşmeyebilir ancak hazırlıklı olmak her zaman gereklidir.

4. Sözleşme Onayı: Her iki tarafta da birer yetkili tarafından imzalanan Sözleşmeler zaman açısından daha hızlı olsa da, birden fazla onay gerektiren kontratların daha güvenli olduğu aşikar. İdeali birden fazla yetkilinin kontrolünden ve onayından geçen ancak onay süreçleri çok uzun olmayan Sözleşmelerdir.

5. Uygulama: Daha çok proje yönetimi becerileri gerektiren Sözleşme uygulama aşaması başarıyı etkileyen en önemli faktörlerdendir. Her iki taraf için de şirket içerisindeki, Sözleşmeye etki eden faaliyetler ve bunların yönetimi, olumsuz sonuçlara esnek ve kazan – kazan çözümleri üretebilme başarılı bir kontrat yönetimi için hayati derecede önemlidir.

6. Gözlem, Raporlama ve Yenileme: Sözleşmeye konu olan servis veya ürünlerin teslimi ilgili Sözleşme için son olsa da Sözleşme yönetimi süreçleri içerisinde sadece bir adımdır. Geçmiş aktivitelerin objektif değerlendirmesi, raporlanması, varsa problemlerin çözülerek gerek aynı ürün, aynı tedarikçi, gerek farklı ürün veya tedarikçilerle yenilenen sözleşmelerin başarısını sağlar.

Sözleşmelerin hazırlanma zamanları bazı ürün ve hizmetlerde farklılık gösterse de, ürün ve hizmet ne olursa olsun sözleşme satınalma süreci sonunda değil sürecin başında hazırlanmalıdır, böylece hem müzakere sürecinde hemde satınalma sürecinde sözleşme şartları olgunlaşır ve sözleşme de netleşmiş ve her iki taraf tarafından da kabul görmüş olur.

Makine, ekipman ve hizmet alımlarında satış sonrası masraf ve hizmetlerin detaylandırılacağı sözleşmeler şirketlerin harcamalarında çok önemlidir, özellikle bakım sözleşmelerinde maliyet yönetimi esaslı sözleşme hazırlamak önemli bir süreçtir.

Sözleşme yönetimi konusunda destek için burayı tıklayınız.


Ideative Danışmanlık